通用合同管理系統設計方案(二)

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合同管理,僅僅把合同附件和合同相關數據管理起來,最多能起到的作用的就是統一、集中管理,做到這一層面,遠沒有體現出合同管理的價值。合同管理最終還是要為業務和管理提供數據支持、決策支撐。

本文作者對合同管理系統中的數據及使用場景進行了梳理總結,與大家分享。

一、哪些數據可以用?

合同管理最終要為業務和管理提供數據支撐,決策支撐,我們首先要知道合同有那些數據、知道了有那些數據,結合我們的管理和業務訴求,我們就可以來加工這些數據,讓其真正能夠提供決策支撐。

我們來看看合同中有那些數據(別說合同就一個附件哈,那就真的沒法寫下去了)。

  • 合同名稱:一串文字。
  • 合同編號:自定義的一串文字。
  • 合同金額:嗯,數字出現了。
  • 簽訂方:對外的,客戶or供應商。
  • 合同業務分類:自定義的選項,可以確定合同干啥用的。
  • 合同收付款分類:嗯,能明確是收款合同還是付款合同。
  • 合同期數:有每期的金額,計劃的收付款時間。
  • 收付款條件:一串文字。
  • 簽訂人:誰簽的。
  • 主體:那個公司、部門、人簽訂的

……(數據太多,就不一一列舉了)

這么多數據,看著頭都大了,也很亂。一時間不知道應該怎么去使用這些數據了?沒關系,我們先給這些數據分個類:

  1. 財務數據。合同有收款、付款和其他(沒錢的合同)合同,其他合同我們可以暫時略過,收款合同和付款合同中的數據有:合同金額和收付款期數。
  2. 合同條款。合同條款范疇比較多,我們僅僅將收付款條件拎出來(額,我也是個俗人?。?。
  3. 管理字段。合同編號、合同的業務分類、合同的收付款分類等等這些信息是我們為了方便合同管理增加的內容,合同本身并沒有這些信息。
  4. 其他信息。定義不清楚的話都可以用,合同字段里面,不是財務字段、合同條款和管理字段的,都算到其他信息里面。

合同信息這樣以后,看著舒服多了,但是呢,僅僅整理出來肯定不行,我們要考慮這些信息怎么使用。這里我們先要有一個概念:除了合同附件,其他的都能使用,就看怎么用。

二、數據怎么用?

既然我們采集了合同這些數據,將其單獨記錄,這些數據肯定有其存在的意義。很多情況下,我們是讓這些數據安安靜靜的躺在數據庫中吃灰(千萬不能讓數據庫能有灰,不然就可以see you了),我們需要把這些數據用起來,下面我們介紹這些數據有那些作用。

1. 用收付款期數做收付款計劃

合同從收付款的角度可以將其分成:收款合同、付款合同和其他合同。收付款合同會有相應的合同金額和收付款期數,在前面合同管理中,我們講到,需要將合同的收付款期數提取出來,以數據的形式進行管理,在這里,我們可以利用收付款期數進行合同的收付款計劃管理,提供給財務。

合同數據是合同數據中使用最頻繁的數據,可以做收付款計劃、收票/開票臺賬、合同收付款匯總等。

2. 合同簽訂情況反饋市場計劃的執行計劃

一個企業,不可能只進不出,也不可能只出不進,收款合同、付款合同和其他合同肯定都會存在。

我們在這里將收款合同和市場計劃掛鉤,年初或者月初我們會有相應的簽約或者銷售計劃,那最終的執行結果則反饋在合同上面(當然,你也可以說是訂單,在這里如果我們將合同的范圍擴大,訂單也可以納入到合同的范疇中,即訂單的各種合約信息可能是平臺的公約,而訂單中則反映的是合同中的具體內容),通過合同的金額,我們可以看到計劃的完成情況。

3. 客戶的合作情況

這里的客戶定義為企業外所有的企業或者個人,我們和他們的合作情況可以通過合同的簽約情況反應出來,包括合作次數、簽約金額、合同的履約情況等等。

4. 合同的執行情況

合同簽訂以后,業務部門反饋合同的執行情況,通過合同管理系統進行匯總,讓我們能夠明確合同的執行情況。當然,我們可以將合同的執行情況范圍縮小到合同金額的收付上,合同金額的收付完成,標志合同的執行是否完成也行。

當然合同的數據使用不僅僅是上面所講內容,具體根據我們每個企業的需求來確定合同數據的情況,我們需要明確的是:合同管理系統雖然是管理系統,但合同管理系統的目的不僅僅是管理,也需要為業務提供支持,讓管理落地,讓業務提效。

三、報表設計

前面我們簡單的講了一下合同的數據怎么使用,報表這里我們將不再深入去將,無非是將這些數據確定一種呈現形式而已,根據數據和使用場景,我們可以采用餅圖、柱狀圖、折線圖等等。只要我們有了原始數據,其他的都不再是問題。

結束語

本章主要簡單講了一下合同的數據及使用場景,管理那些數據根據我們每一個企業的訴求不同而不同,具體使用則基于我們合同管理的數據結合業務場景而不同。希望通過我的文章能讓大家在做合同管理系統的時候更加方便,同時也歡迎一起交流、學習。

本章內容到此結束,下周我們接著聊合同變更的內容,同時也會在1-2篇左右,將整個合同管理系統的方案結束,然后開始聊其他的模塊。有對其他模塊或者系統感興趣的可以在評論中反饋給我,我會整理成系列文章反饋給大家。

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  1. 重新在看,里面有些地方存在錯誤,明天進行修訂以后重新發布

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  2. 說得比較詳細

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    1. 感謝

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  3. 對于很多企業而言,合同的管理并沒這么簡單;而且不同企業差異化較大;
    通用的合同更多的只能管到合同基礎信息、收付款、審批、打印等;
    報表啥的其實很難標準化、通用化。

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    1. 所以我只能給大家一個建議,具體怎么做,就需要大家根據自己的業務訴求和管理需求進行加工

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